La complessità di gestione di una realtà aziendale, anche nel campo della ristorazione, è sicuramente legata anche alle sue dimensioni; riuscire a coordinare i soggetti appartenenti ad esempio, ad un’attività di ristorazione a conduzione familiare, sarà certamente più semplice che gestire attività d’impresa più elaborate dal punto di vista organizzativo. Eppure, oggi più che mai, anche se la tua è una micro-azienda, l’elaborazione e la condivisione di informazioni e dati è fondamentale per una gestione ottimale ed efficiente.

Ecco allora l’importanza del sistema informativo aziendale, ossia l’insieme coordinato di persone, procedure e mezzi tecnici (hardware e software) che permette di raccogliere dati, elaborarli e convertirli in informazioni da condividere tra tutti gli attori della vita aziendale, sia interni che esterni (clienti, finanziatori, eccetera).

In riferimento alla tipologia di soggetto al quale l’informazione va indirizzata, possiamo distinguere tra: comunicazione interna, mirata a coinvolgere le risorse umane nelle attività di controllo di gestione e a supportare processi decisionali per il raggiungimento di obiettivi; comunicazione esterna che può essere di tipo economico-finanziario, quando è finalizzata alla condivisione, con finanziatori effettivi o potenziali, del bilancio d’esercizio, e di tipo non finanziario quando ha come scopo il comunicare alla collettività, non solo mission e risultati raggiunti in ambito economico, ma anche la propria attività in ambito sociale e ambientale così da migliorare la propria immagine etica.

Ma da cosa è effettivamente composto un sistema informativo aziendale? Innanzitutto esso può essere suddiviso in sistema informativo contabile e sistema informativo extra-contabile, entrambi composti dalla stessa tipologia di elementi che esamineremo di seguito.

Il primo tassello è costituito dai dati, ossia quell’insieme di elementi grezzi, che possono essere numeri, caratteri, lingue, che caratterizzano determinati eventi all’interno o all’esterno dell’azienda, ma che, per essere utilizzati, e quindi per diventare utili, hanno bisogno di essere elaborati.

I processi sono proprio quell’insieme di procedure e tecniche che consentono la raccolta e l’elaborazione dei dati stessi.

Un altro elemento fondamentale del sistema informativo aziendale è rappresentato dagli strumenti di elaborazione che si avvalgono principalmente dell’ Information Technology (IT), ossia di quelle tecnologie che raccolgono, conservano ed elaborano i dati a velocità molto elevate per poi trasmetterli come informazioni agli utenti finali.

Anche in questo caso però, un ruolo fondamentale è svolto dalla componente umana, ossia dalle persone che si occupano, non solo di raccogliere e catalogare i dati rilevanti, ma soprattutto di scegliere quelli più adatti all’elaborazione in rapporto alla struttura alla quale sono indirizzati.

Ultimo, ma importantissimo elemento, sono poi proprio i dati elaborati che, combinati tra loro, diventano rilevanti e fruibili dai destinatari finali.

Per quanto riguarda il sistema informativo contabile, esso si approccia a tutte quelle informazioni di tipo numerico riferiti ad eventi interni o esterni alla gestione aziendale (es. assegni, ricevute, fatture, cambiali, ecc.) che, una volta elaborate, danno origine a scritture elementari, finalizzate all’attività operativa, e contabilità industriale, contabilità analitica e budget, utilizzabili nell’attività di controllo di gestione.

Il sistema informativo extra-contabile lavora, invece, le informazioni di tipo qualitativo e quantitativo di origine diversa; ad esempio, le statistiche di traffico di un sito di e-commerce (analytics), che possono fornire indicazioni utili per indirizzare strategie future, oppure i feedback ricevuti dai clienti dopo aver soggiornato in una struttura ricettiva o aver fruito di altri tipi di servizi.

Al pari delle informazioni estrapolate dal sistema informativo contabile, anche queste ultime sono utilissime al fine di fornire i giusti elementi per raggiungere decisioni operative, tattiche e strategiche efficaci e produttive per l’attività aziendale.

Per quanto possa essere di piccole dimensioni la tua attività, il saper riconoscere, elaborare, utilizzare e condividere dati resta sicuramente un punto di forza per la tua impresa, in grado anche di fornirti un vantaggio competitivo sugli altri attori del tuo mercato.