Budget Ristoranti: uno strumento strategico

Il Budget nei Ristoranti è, di fatto, un bilancio preventivo, ossia uno strumento di previsione che permette all’Imprenditore della Ristorazione di programmare la gestione dell’anno successivo per ottenere determinati risultati. Viene elaborato a fine anno e rappresenta una fase fondamentale del Controllo di Gestione. 

Di fatto il Budget nei Ristoranti è un programma delle attività operative da svolgere nei prossimi dodici mesi, e ci indica la direzione da prendere per arrivare a raggiungere determinati risultati. Partendo dagli obiettivi della Proprietà, quindi, elaboreremo un documento (il Budget, appunto) che contiene tutto ciò che ciascun reparto dovrà fare per conseguire i traguardi prefissati. Per raggiungere, ad esempio, una certa percentuale di aumento del fatturato, andremo a dimensionare la nostra azienda di Ristorazione per poter sostenere la crescita attesa, come ad esempio:

• Miglioramento dei processi produttivi, ad esempio riprogettando le varie fasi della lavorazione dei piatti e/o investendo nell’acquisto di nuovi macchinari.
• Assunzione di nuovo personale.
• Miglioramento dell’offerta al mercato, ad esempio attraverso nuove strategie di menu engineering, la revisione degli orari di apertura al pubblico oppure con un importante ampliamento della carta dei vini.
• Revisione delle politiche di approvvigionamento delle materie prime e della gestione del magazzino.
• Ampliamento dei locali.
• Investimenti in marketing e comunicazione.

Queste sono solo alcune delle possibili scelte strategiche che possono essere definite in sede di budget. Anziché il conseguimento della sola crescita di fatturato gli obiettivi potrebbero focalizzarsi, ad esempio, sul miglioramento della marginalità e dell’utile di gestione, perseguibili ad esempio attraverso l’ottimizzazione dei costi di gestione e/o una particolare politica di prezzi. Si tratta comunque di decisioni la cui esecuzione comporta un esborso di denaro per l’azienda. Il budget ha il compito di dimensionare l’impatto economico del set di azioni previsto in sede di programmazione, individuare le fonti di finanziamento (ad es. autofinanziamento o ricorso al sistema creditizio) per sostenere tali azioni e i benefici economico-finanziari che possiamo ragionevolmente aspettarci dalla gestione del prossimo anno.

I livelli del Budgeting nella Ristorazione

L’attività di Budgeting nei Ristoranti, come in tutte le altre aziende, viene svolta a vari livelli. Nella letteratura economica e manageriale  troviamo diverse fattispecie a cui corrispondono concettualmente diverse tipologie di budget. Il Budget principale è il documento previsionale che include le tutti i reparti del Ristorante ed è la risultante delle attività di programmazione e quindi del budget stanziato per ogni singolo reparto/funzione/progetto dell’azienda, e ci dà una visione di insieme del nostro business futuro.

I Budget settoriali sono, come suggerisce il nome, i documenti programmatici dei singoli reparti del Ristorante. È proprio dal budget settoriale, comunemente chiamato anche budget operativo, che si parte per la determinazione del budget generale. 

Il Budget commerciale è la previsione dei ricavi di vendita, in cui andremo a evidenziare anche i costi direttamente imputabili alle vendite, in particolare i costi di marketing (comunicazione, advertisting, iniziative promozionali, etc.).

Il Budget economico è un documento operativo fondamentale per il Controllo di Gestione. Si elabora partendo dalla riclassificazione del Conto Economico e ha la funzione di ordinare strategie e obiettivi mettendoli in relazione con le risorse aziendali, dando così  una visione d’insieme sul prossimo esercizio.

L’obiettivo principale del budget economico è programmare le nostre scelte, collocandole in modo logico e coerente nei prossimi 12 mesi. A differenza del business plan, normalmente sviluppato su un arco previsionale di almeno 3 anni, il budget ha come arco temporale di riferimento solo il prossimo esercizio di gestione, di solito frazionato in trimestri.

Il Budget patrimoniale è un documento previsionale relativo alle voci che compongono lo stato patrimoniale, e viene elaborato con lo scopo di focalizzare l’attenzione sui valori che impattano sui flussi di cassa come le rimanenze di magazzino, crediti e debiti, finanziamenti etc.

Il Budget finanziario stima il cash flow in un dato periodo ed è il punto di arrivo di tutta la fase di budgeting, in quanto verifica la sostenibilità finanziaria della strategia di gestione dell’anno successivo. Questo documento viene predisposto acquisendo i dati degli altri prospetti: ricavi e costi dal budget economico, le stime delle voci di stato patrimoniale dal budget patrimoniale.

Una volta elaborato e approvato il Budget per il prossimo esercizio, il nostro Sistema di Controllo di Gestione, auspicabilmente automatizzato attraverso un Restaurant Management Control System, ne supporterà l’esecuzione, monitorando l’andamento delle attività anche attraverso la misurazione dei risultati e l’elaborazione di indicatori di performance.

Per approfondimenti pratici guarda la puntata dedicata al Budget sul nostro Canale YouTube.

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